Gestion de flotte d’iPads pour la musique : principes et bonnes pratiques


par Marin Fauvel

La gestion de flotte, qu’est-ce que c’est ?


Place à la nouveauté ! De plus en plus de musiciens, chanteurs, orchestres, opéras, conservatoires, écoles de musique et ensembles musicaux en tout genre, qu’ils soient amateurs ou professionnels, sautent le pas pour adopter les partitions numériques. Nombreux sont séduits par leur confort d’utilisation, leur simplicité et leurs nombreux autres avantages.
Seulement, comme tout grand changement, passer aux numérique demande de l’adaptabilité et l’apprentissage de nouvelles techniques et nouveaux processus. Cela est d’autant plus important lorsque ce changement a vocation à être adopté par des ensembles entiers et toutes leurs équipes.

Pourquoi avez-vous besoin d’une solution de gestion de flotte ?

Ce n’est un secret pour personne : en termes de prix, les iPads ne sont pas les machines les plus abordables. Pour bénéficier de leur qualité et de leur fiabilité, il est nécessaire de débourser une somme d’argent significative, surtout quand il s’agit d’une acquisition de flotte entière. Pour que cet investissement puisse durer dans le temps et pour en tirer tous les bénéfices, des opérations de maintenance régulières sont requises. Si elle n’est pas optimisée et faite avec les bons outils, cette maintenance peut se révéler laborieuse et chronophage.

De plus, le monde de la musique est un univers où l’excellence et, souvent, le stress, sont parties intégrantes. Pour promouvoir le premier et réduire le second, il est primordial de pouvoir contrôler les réglages des appareils afin qu’ils soient configurés de manière optimale pour la performance musicale. Il est par exemple nécessaire de télécharger les applications requises et de les maintenir à jour, tout comme le système d’exploitation, de connecter des services de partage de fichiers pour partager partitions et fichiers media, etc. Encore une fois, configurer ainsi des dizaines d’iPads manuellement peut être un processus quelque peu pénible, dans lequel des erreurs peuvent facilement se glisser.

Heureusement, des solutions de gestion de flotte existent pour accélérer grandement ce genre de procédés et garantir une uniformité de configuration, pour que les musiciens et équipes techniques puissent se concentrer sur ce qui compte : la performance artistique.

L’objectif de cette article est de partager avec vous l’expérience que nous avons acquise chez Newzik au fil de nos années à gérer une flotte de plus de 100 iPads pour aider les musiciens à passer aux partitions numériques. Nous espérons qu’il vous sera utile et qu’il vous aidera à trouver la solution qui correspondra le mieux à vos besoins, pour une transition numérique douce et une gestion de flotte d’iPads pérenne.

MDM VS Apple Configurator


Définitions

Qu’est-ce qu’un MDM ?

MDM signifie Mobile Device Management, « Gestion d’appareils mobiles » en anglais. Les solutions MDM servent à gérer à distance des appareils mobiles tels que les iPads. Elles peuvent être utilisées pour assigner de manière sans-fil des réglages spécifiques aux appareils (par exemple des codes Wifi, des restrictions d’usage, des réglages d’adresse email, etc.), mettre à jour à distance iOS et/ou des applications spécifiques, verrouiller des appareils s’ils ont été perdus ou volés, etc.
Utiliser un MDM est aussi un bon moyen d’avoir un suivi d’inventaire en temps réel et à distance.
Il existe de nombreux fournisseurs de services MDM sur le marché, dont les solutions varient selon leurs fonctionnalités, leur simplicité d’utilisation et, bien sûr, leur prix. La grande majorité d’entre eux (si ce n’est tous) proposent des solutions par abonnement, facturant à l’appareil et au mois (en moyenne entre 1€ et 10€ par appareil et par mois).


Un exemple de MDM: Fleetsmith


Qu’est-ce qu’Apple Configurator ?

Apple Configurator est un logiciel créé par Apple pour simplifier la configuration et la gestion d’un grand nombre d’appareils iOS. À la différence des solutions MDM, Apple Configurator ne fonctionne pas à distance : les appareils que vous souhaitez configurer doivent être connectés à un ordinateur Apple (équipé de MacOS 10.14 ou version ultérieure) par USB, et un maximum de 30 appareils à la fois peuvent être connectés. Pour connecter et synchroniser plusieurs appareils simultanément via USB, il est nécessaire d’utiliser un chariot ou une station de connexion doté d’une puissance suffisante. Il est important de noter que les multiprises USB classiques ne sont pas assez puissantes pour charger et synchroniser plusieurs iPads en même temps de manière sûre, et que les chariots ou stations nécessaires peuvent être assez coûteuses (souvent plus de 500€ pour une capacité d’accueil de 10 iPads).
Exceptées celles qui nécessitent une connexion réseau sans fil, les fonctionnalités d’Apple Configurator sont similaires à celles de la plupart des programmes MDM (assigner des réglages et des restrictions spécifiques aux appareils, distribuer et mettre à jour les applications, mettre à jour iOS, etc.).

Le logiciel gratuit de gestion de flotte d’appareils iOS proposé par Apple : Apple Configurator


La différence principale entre utiliser un programme MDM ou Apple Configurator se trouve donc dans la possibilité ou non de gérer les appareils à distance.


Avantages et inconvénients de chaque solution

Chaque option possède des avantages et des inconvénients, détaillés dans le tableau ci-dessous.

En fonction du budget, de la taille et des besoins de votre structure, certains de ces points devraient vous importer plus que d’autres et orienter votre choix.


Apple Configurator
Quelques exemples de chariots pour iPad: Bretford Powersync+, Cambrionix ThunderSync, Lockncharge iQ16
Avantages Inconvénients
Gratuit (mais nécessite une station ou chariot de synchronisation pour gérer plusieurs appareils à la fois) Connexion filaire (USB) nécessaire
Interface simple et intuitive qui nécessite peu d’entraînement avant de pouvoir l’utiliser Les stations et chariots de synchronisation pour iPads sont en général assez coûteux
Pas d’action “sans-fil” possible
Pas toujours très stable (quelques bugs mineurs)
Ce n’est pas l’option la plus rapide, puisqu’elle nécessite quelques manipulations des appareils à la main

MDM
Quelques exemples de programmes MDM : JamF, Mosyle, SimpleMDM, Fleetsmith
Avantages Inconvénients
Déploiement « zero-touch » : la configuration des appareils peut être faite à distance, avant même qu’ils ne soient livrés Les abonnements à des services MDM sont payants, et peuvent représenter des coûts assez élevés quand il faut gérer un grand nombre d’appareils
Suivi d’inventaire en temps réel et à distance Certains programmes de MDM ne sont pas très simples d’utilisation et demandent quelques connaissances techniques
Possibilité d’effectuer les mises à jour d’App et d’iOS à distance
Possibilité de verrouiller et/ou d’effacer les appareils à distance en cas de vol ou de perte
Fonctionnalités avancées par rapport à Apple Configurator : assigner les appareils à des groupes de réglages « intelligents », localiser les appareils, etc.

Conclusion

Comme indiqué dans le tableau ci-dessus, l’avantage principal d’utiliser Apple Configurator plutôt qu’un MDM est le prix : Apple Configurator est gratuit, tandis que les programmes de MDM engendrent des coûts annuels ou mensuels qui varient selon le nombre d’appareils gérés. Il faut cependant bien noter que si le logiciel proposé par Apple est gratuit, le matériel qu’il est nécessaire de posséder pour en exploiter tout le potentiel est lui coûteux : par exemple, le chariot « best-seller » de chez Bretford coûte environ $3000 (environ 2800 €). Bien sûr, il est possible d’utiliser Apple Configurator sans chariot de synchronisation à grande capacité : on peut toujours gérer deux ou trois appareils à la fois en utilisant les ports USB d’un ordinateur. Cependant, cela deviendra vite chronophage lorsque la flotte d’iPads grandira.

Le Bretford PowerSync +, le chariot de synchronisation pour iPads que nous utilisons chez Newzik


Cela nous amène au point suivant : les économies réalisées en choisissant Apple Configurator plutôt qu’un programme de MDM peuvent vite être annulées par les coûts en temps que peut engendrer cette option. Grâce au déploiement et à la gestion à distance, un MDM vous fera certainement économiser un temps précieux. La possibilité de gérer et de mettre à jour les iPads sans y avoir accès physiquement sera particulièrement utile si les membres de votre structure ont l’habitude d’emmener leurs iPads chez eux, plutôt que de les laisser au lieu de répétition. En effet, vous n’aurez pas à rappeler et immobiliser les appareils pour réaliser des opérations de maintenance. De plus, certaines solutions MDM proposent des fonctionnalités supplémentaires, comme la possibilité de repérer la position d’un appareil et de le verrouiller ou l’effacer à distance en cas de perte ou de vol. Cela représente un gros avantage pour la sécurité.

Pour conclure, la meilleure solution dépendra des caractéristiques de votre flotte. Si vous devez gérer une « petite » flotte de moins de 30 iPads environ, stockés en général au même endroit, utiliser Apple Configurator seul est une bonne option, qui nécessitera néanmoins l’achat d’une station de synchronisation ou un certain investissement en temps. Pour des flottes plus importantes et/ou si les utilisateurs des iPads les gardent avec eux la plupart du temps, une solution MDM sera plus adaptée. Cela vous fera gagner un temps conséquent et rendra vos processus de déploiement et de maintenance bien plus efficients.

Il est regrettable qu’Apple ne développe pas sa propre solution MDM : une version d’Apple Configurator capable de gérer des appareils à distance serait très pratique… Il y a peu d’espoir, cependant, puisque même Apple utilise JamF, un programme MDM, pour gérer ses propres appareils !